SUARA USU
Opini

Lagi! Satu USU Bermasalah : Kinerja Pusat Sistem Informasi USU Dipertanyakan

Reporter: Tim Indepth Suara USU

Suara USU, Medan. Di tengah hiruk pikuk pergolakan akademik yang tiada henti, Universitas Sumatera Utara (USU) kembali terjerat dalam pusaran problematika yang sama: sistem akademik online satu.usu.ac.id (sebelumnya portal.usu.ac.id) yang sering kali ‘mati’ ketika memasuki periode pergantian semester. Ironisnya, kondisi ini berulang tanpa solusi definitif, meskipun dana pengadaan server, internet, dan jaringan telah mencapai angka fantastis hingga miliaran. Pertanyaan pun mengemuka, apa sebenarnya yang dikerjakan oleh Pusat Sistem Informasi (PSI) dan berbagai biro di lingkungan USU dalam menghadapi masalah yang sepertinya menjadi agenda tahunan ini?

Penelusuran lebih dalam mengungkap bahwa ketimpangan struktural mungkin menjadi salah satu akar masalah. Banyak dari pegawai yang ditugaskan untuk mengembangkan dan mengelola sistem akademik bukanlah pegawai tetap, melainkan pegawai tidak tetap yang baru lulus dan minim pengalaman dalam mengelola sistem sebesar dan sekompleks satu.usu.ac.id. Situasi ini menimbulkan pertanyaan serius mengenai keberlanjutan dan kualitas pengelolaan infrastruktur IT di USU.

Dampak langsung dari sistem akademik USU yang ‘mati’ di saat krusial—periode pendaftaran mata kuliah dan pembayaran Uang Kuliah Tunggal (UKT)—merupakan pukulan telak bagi mahasiswa. Di tengah jendela waktu yang sempit, dari 16 Januari hingga 04 Februari 2024, mahasiswa diharapkan menyelesaikan pendaftaran mata kuliah untuk semester berikutnya, mencetak tagihan UKT, dan melakukan pembayaran. Namun, dengan sistem yang down dan tidak dapat diakses, semua rencana dan persiapan tersebut menjadi terhambat.

Mahasiswa yang terjebak dalam kekacauan administratif ini menghadapi ketidakpastian dan kecemasan. Tanpa dapat mengakses sistem, mereka tidak bisa merencanakan studi mereka dengan baik, yang pada gilirannya dapat berdampak pada kelancaran dan keberhasilan mereka di semester mendatang. Lebih jauh lagi, ketidakmampuan untuk mencetak tagihan dan membayar UKT berpotensi menyebabkan keterlambatan administratif yang tidak perlu, yang bisa saja dihindari dengan sistem yang lebih andal.

Dalam periode dua minggu kritis ini, kegagalan sistem tidak hanya mencerminkan masalah teknis semata, tetapi juga menunjukkan kegagalan dalam perencanaan dan manajemen risiko oleh pihak universitas. Mahasiswa dan keluarga mereka, yang sudah terbebani oleh UKT yang tinggi, kini harus menghadapi stres tambahan akibat ketidakmampuan universitas untuk menyediakan layanan dasar yang efisien dan dapat diandalkan.

Kegagalan ini menimbulkan pertanyaan serius tentang bagaimana dana yang dialokasikan untuk infrastruktur IT digunakan. Apakah ada kekurangan dalam pemeliharaan dan peningkatan sistem yang berkelanjutan? Apakah universitas telah berinvestasi cukup dalam teknologi dan sumber daya manusia untuk memastikan bahwa sistem dapat menangani beban kerja yang meningkat di saat-saat puncak?

Situasi ini membutuhkan tindakan segera dan transparan dari pihak universitas. Komunikasi yang jelas mengenai langkah-langkah yang diambil untuk menyelesaikan masalah ini sangat penting. Mahasiswa berhak mendapatkan informasi tentang kapan sistem akan kembali online dan apa rencana universitas untuk menangani mereka yang terkena dampak langsung dari kegagalan sistem ini.

Lebih dari itu, ini adalah panggilan bangun untuk Universitas Sumatera Utara untuk merefleksikan dan merevisi seluruh strategi pengelolaan teknologi informasi mereka. Tidak hanya memperbaiki apa yang rusak, tetapi juga membangun sistem yang lebih tangguh, fleksibel, dan mampu melayani kebutuhan akademik dan administratif mahasiswa tanpa hambatan.

Di ujungnya, mahasiswa tidak seharusnya menjadi korban dari ketidakcukupan sistem akademik. Mereka datang ke USU untuk belajar, berkembang, dan sukses. Mereka berhak mendapatkan dukungan penuh dari universitas, tidak hanya dalam kata-kata, tetapi lebih penting lagi, dalam tindakan nyata yang memastikan kelancaran perjalanan akademik mereka.

Tidak hanya itu, masalah ini juga menyinggung soal Uang Kuliah Tunggal (UKT) yang “setinggi langit”, ini menimbulkan ekspektasi tinggi di kalangan mahasiswa dan orang tua akan kualitas layanan dan infrastruktur pendidikan yang diberikan oleh universitas. Namun, realitas yang dihadapi justru kontras, dengan sistem akademik yang sering kali tidak dapat diakses di saat-saat kritis.

Pertanyaan pun bergulir kepada PSI dan berbagai biro di USU: Apa sebenarnya yang telah dikerjakan? Di mana alokasi dana pengadaan infrastruktur IT yang tidak sedikit itu? Kenapa dengan semua sumber daya yang ada, USU tampak gagal mengatasi masalah yang seharusnya dapat diantisipasi dan diatasi dengan perencanaan yang baik?

Alih-alih mengambil langkah substantif untuk memperbaiki sistem akademik dari akarnya, Universitas Sumatera Utara (USU) kembali memilih solusi sementara yang sudah terlalu sering menjadi pilihan yakni mengundurkan jadwal registrasi dan pembayaran UKT. Melalui surat edaran nomor 1340/UN5.1.R1/SPB/2024 tentang Perpanjangan Jadwal Batas Akhir Penginputan Mata Kuliah Hasil Rekognisi Dan Pengisian KRS, Wakil Rektor 1, Edy Ikhsan, mengumumkan perpanjangan tenggat waktu hingga 11 Februari 2024. Langkah ini, meskipun memberikan sedikit lega bagi mahasiswa, pada dasarnya tidak menyelesaikan masalah sistemik yang telah berulang kali menghantui universitas.

Penundaan jadwal ini memunculkan pertanyaan tentang kesiapan dan kemampuan USU dalam menghadapi dan mengatasi masalah teknis yang mendasari. Seakan menjadi siklus tahunan, solusi jangka pendek ini tidak menawarkan jaminan bahwa masalah serupa tidak akan terulang di masa depan. Kembali lagi, mahasiswa dan komunitas akademik dibiarkan bertanya-tanya, kapan USU akan mengambil langkah konkret untuk mereformasi sistem informasi akademiknya agar robust, andal, dan mampu mengakomodasi kebutuhan pengguna tanpa gagal.

Kritik ini bukanlah tanpa dasar. Universitas yang termasyhur di Sumatera Utara ini seharusnya mampu menjadi contoh dalam pengelolaan sistem informasi akademik yang andal dan stabil. Keberulangan masalah sistem akademik yang ‘mati’ di setiap pergantian semester bukan hanya mengganggu proses belajar mengajar, tetapi juga mencoreng reputasi USU sebagai institusi pendidikan tinggi yang berkualitas.

Saatnya bagi USU untuk introspeksi dan melakukan evaluasi menyeluruh terhadap sistem pengelolaan dan operasionalnya. Tidak cukup hanya dengan memiliki infrastruktur fisik dan dana yang besar, pengelolaan yang efektif, efisien, dan berkelanjutan adalah kunci. Harapan untuk perbaikan sistem bukanlah harapan yang muluk, melainkan sebuah kebutuhan mendesak yang harus segera dijawab oleh pihak universitas. Kesinambungan pendidikan dan kepercayaan publik terhadap USU berada di ujung tanduk, dan saatnya bagi USU untuk membuktikan bahwa mereka mampu lebih dari sekedar mengelola krisis, tetapi juga mencegahnya.

Redaktur: Feby Simarmata

 

 

Related posts

Semakin Dekat UAS Kok Semakin Banyak Tugas?

redaksi

Keterbatasan Keuangan: Hambatan Mahasiswa Putus Kuliah karena UKT

redaksi

Budaya Mencatat dalam Era Perkuliahan Digital, Apakah Menghilang atau Bertahan?

redaksi