Kunjungi Kantor Arsip USU, LPM Suara USU Pelajari Sistem Pengelolaan Arsip

Reporter : Siti Aisyah

Suara USU, Medan. Lembaga Pers Mahasiswa (LPM) Suara USU melaksanakan kunjungan ke Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara (USU) pada Senin (21/11). Kegiatan Secretary Tour sebagai bagian dari kelas Administrasi dan Kesekretariatan ini hadir untuk memperluas wawasan mengenai pengelolaan administrasi dan kearsipan dalam lingkup kesekretariatan.

Kedatangan disambut oleh Cut Ruvina Hakim, S.Sos., M.Pd., yang dalam kesempatan tersebut mewakili Kepala Kantor Arsip USU, Dr. Aisyah, SE., M.Si.. Dalam sambutannya, Cut Ruvina menekankan bahwa arsip merupakan aset bersama seluruh sivitas akademika.

“Arsip ini bukan punya kami, tapi punya kalian, kita semua, karena kita bagian dari USU,” ujar Cut.

Peserta kemudian mendapatkan pengarahan mengenai pentingnya sistem pengelolaan arsip sebagai bagian penting dari identitas dan sejarah universitas. Arsip disimpan melalui proses yang sangat terjaga, mulai dari pengaturan suhu ruangan hingga metode penyimpanan fisik. Tim arsip USU juga berbagi informasi seputar dokumen arsip seperti foto yang ditempatkan dalam roll o’ pack, sementara akses menuju ruang arsip statis yang dibatasi dengan sistem keamanan pemindai wajah untuk menjaga arsip dari kerusakan maupun kehilangan.

Kegiatan turut dihadiri oleh Kepala Kantor Arsip USU, Dr. Aisyah, SE., M.Si., yang kemudian memberikan pengarahan dan melanjutkan penyambutan kepada kru Suara USU yang berhadir. Menurutnya, mahasiswa perlu memiliki karakter yang kuat, keterampilan, kreativitas, kemampuan bekerja dalam tim, serta kompetensi lainnya sebagai bekal memasuki dunia profesional. Hal-hal tersebut ia katakan dapat diasah melalui keaktifan dalam organisasi dan unit kegiatan mahasiswa di kampus.

Setelah sesi pemaparan, peserta diajak menjelajahi sejumlah ruang pengelolaan arsip, termasuk galeri sejarah fakultas-fakultas di USU, mesin pemindai foto tanpa sentuhan, ruang arsip baru, hingga ruang penyimpanan arsip statis. 

Saat ini, Kantor Arsip USU memiliki 10 orang pengelola arsip yang bertugas melestarikan dokumen perjalanan USU. Di tingkat nasional, Kantor Arsip USU juga telah mengukir prestasi, salah satunya sebagai Simpul Jaringan Terbaik Nasional pada Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).

Melalui kunjungan ini, dapat mengasah sudut pandang baru mengenai pentingnya arsip sebagai rekam jejak sejarah dan perkembangan universitas. Kunjungan ini diharapkan dapat memperkuat pengelolaan administrasi dan dokumentasi internal LPM Suara USU serta menumbuhkan kesadaran akan fungsi arsip bagi keberlanjutan organisasi.

Redaktur: Fatimah Roudatul Jannah