Noda Hitam Pelayanan Administrasi Fakultas Pertanian USU

Oleh: Kurniadi Syahputra

Suara USU, MEDAN. Bobroknya pelayanan publik di Indonesia, nampaknya telah menyasar hampir ke semua sektor. Tak terkecuali ke lingkup universitas. Bagi Mahasiswa USU sendiri, terkhusus Fakultas Pertanian, buruknya pelayanan administrasi di fakultas itu nampaknya telah menjadi bagian yang tak terpisahkan selama meniti gelar sarjana.

Ada banyak alasan yang bisa membuat mahasiswa-mahasiswi ‘mengelus dada’ sewaktu mengurus administrasi di Pertanian USU. Salah satunya tentulah saat mengurus berkas untuk persyaratan sidang maupun lulus. Juga urusan surat menyurat, permohonan, dan segala sesuatu yang hampir semua mewajibkan mahasiswa mengurus langsung. Tanpa terkecuali.

Saat mengurus hilangnya Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) misalnya, alih-alih urusan itu bisa dipermudah dengan pelayanan daring atau tinggal mencetak ulang KTM dengan bukti pembayaran Uang Kuliah Tunggal (UKT), Fakultas Pertanian justru lebih memilih meribetkan mahasiswanya.

Jika di fakultas sebelahnya, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik KTM hilang bisa diurus secara online melalui aplikasi ASA, di pertanian justru tidak semudah itu. Di administrasi ala pertanian, kita akan disuruh ke Tata Usaha Program Studi (TU Prodi) untuk mengurus surat rekomendasi, lalu mengurus surat aktif kuliah TU dekanat, kemudian mengurus surat kehilangan ke Kepolosian, lalu mengantar seluruh berkas ke Biro Rektor.

Untuk kemudian menunggu antrean pencetakan KTM kembali yang biasanya memakan waktu hingga sebulan. Tapi, berdasarkan pengalaman, mengurus segala surat di TU Prodi atau Dekanat, juga lamanya bukan main. Satu surat kadang bisa nunggu seminggu. Bisa dibayangkan betapa rumitnya mengurus KTM di negara yang katanya ingin Go 4.0.

Cerita lainnya, adalah perihal bobroknya pelayanan di pertanian saat mengurus transkrip nilai. Salah satu teman saya yang juga semester akhir, menceritakan kisah kelamnya saat mengurus berkas di pertanian. Transkrip nilai yang telah dipersiapkannya untuk meminta tanda tangan ke WD1, alih-alih disiapkan pegawai TU, justru malah dihilangkan entah kemana. Ketika ditanya pertanggungjawabannya, mereka seringkali justru cuci tangan. Alhasil, butuh waktu berminggu-minggu hanya untuk mengurus satu berkas saja. Satu berkas.

Lalu, pegawai administrasi di Pertanian juga telah terkenal dengan jam ngaretnya. Berdasarkan pengalaman kami sebagai mahasiswa pertanian, seringkali disusahkan atau menunggu lama hanya untuk menunggu pegawai kembali bekerja. Dan banyak lagi kekeliruan atau kebobrokan yang lainnya. Ditambah lagi beberapa hari atau bulan belakangan, WFH atau kerja dari rumah semakin membuat layanan administrasi di FP USU tak efektif dan lama.

Keputusan Fakultas Pertanian, maupun tata usaha di tiap program studinya yang tetap melaksanakan segala kiat pengurusan administrasi secara langsung, juga dinilai tak efektif. Apalagi mengingat situasi yang sedang pandemi. Dan, seringkali pengurusan berkas yang seyogyanya tak penting-penting amat, tetap dilakukan secara langsung hingga menimbulkan kerumunan massa.

Rektor baru USU, Muryanto Amin yang telah menggagas Aplikasi Satu Asap atau ASA sebagai solusi pengurusan administrasi secara daring di FISIP agaknya perlu mempraktikkan atau melebarkan sayap aplikasinya ke fakultas lain. Terkhusus Fakultas Pertanian dan fakultas lainnya yang memang terkenal lemah soal pengurusan administrasi.

Juga, Dekan Baru Pertanian USU, agaknya perlu mendiskusikan lagi terkait keefektifan mengurus administrasi di USU. Seperti menghilangkan surat bebas perpus daerah sebagai syarat sidang. Karena di beberapa fakultas-fakultas lain syarat itu tak lagi berlaku. Juga memonitoring atau mengevaluasi kinerja tiap pegawai di Pertanian USU setiap bulannya.

Cara lain untuk mengentaskan kebobrokan administasi di Pertanian USU tentunya juga dengan menambah jumlah pegawai. Karena kita ketahui bersama misalnya, di Prodi Peternakan, yang jumlah mahasiswa aktif seluruhnya mencapai 500 orang, pegawai TU justru hanya satu. 500 mahasiswa, hanya 1 TU. Jelas itu mengakibatkan ketidakefisienan dalam mengurus segala hal berbau administrasi.

Terakhir, semoga tidak ada lagi praktik dengan semboyan “ada uang urusan cepat”, di sektor dan fakultas manapun.

Redaktur: Muhammad Fadhlan Amri